Penyusutan Arsip Inaktif SKPD Tanbu : Masih Ada Waktu

TANBU, REPORTASE9.COM – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kab. Tanah Bumbu (Dispersip Kab. Tanbu) menggelar kegiatan Evaluasi Penyusutan Arsip Inaktif SKPD, bertempat di ruang lantai 2 Dispersip Tanbu, pada Kamis (18/11/2021).

Kegiatan ini diadakan berdasarkan Surat Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Nomor : B/045.42/3466/Dispersip-K.2/VIII/ 2021 tentang hal tindak lanjut penyusutan arsip yang dilaksanakan pada kamis lalu.

Tujuan dari diadakannya kegiatan tersebut mengenai penegasan, dimana setiap SKPD wajib melakukan penyusutan minimal satu tahun sekali, selain itu kegiatan ini meliputi diskusi masalah kearsipan, pembenahan penulisan naskah maupun penataan arsip secara rapi.

Kegiatan dibuka oleh Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Muhammad Yusri, S.Sos., M.Si., yang mana dalam sambutannya menyampaikan bahwa pentingnya untuk melakukan penyusutan arsip sebagai tahapan terakhir siklus daur hidup arsip.

Selain itu kegiatan ini juga sebagai bentuk respon, pada minggu sebelumnya Dispersip Kab Tanbu kedatangan tim audit kearsipan dari Provinsi Kalsel. 

“Kemarin salah satu indikator penilaian tim audit dari provinsi adalah soal penyusutan arsip, oleh karena itu untuk SKPD/Unit kerja yang sudah melakukan penyusutan arsip diharapkan segera melaporkannya ke Tim Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).”

Hj. Noryana, S.Sos., MM. selaku Kabid Kearsipan menegaskan bahwa setiap SKPD wajib melaksanakan Penyusutan Arsip minimal satu kali dalam setahun yang dimasukan dalam target Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) staf,Pejabat Eselon IV dan Eselon III yang membidangi tugas kearsipan yang mana termuat dalam surat Bupati Tanah Bumbu Nomor : B/045/36/Dispersip-K.2.Bup/2021 hal : Penyelenggaraan Kearsipan Tahun 2021.

“Dari data yang telah kami terima sampai hari ini, ada 12 SKPD/ Unit kerja yang telah melakukan pemindahan arsip dan 2 SKPD yang melakukan pemusnahan arsip,” katanya.

“Untuk SKPD/Unit kerja yang belum sama sekali melakukan penyusutan arsip, sekarang ini untuk tahun 2021 masih ada waktu sebulan untuk dapat melakukan penyusutan arsip. Kalau memang tidak bisa melakukan pemusnahan arsip ataupun penyerahan arsip statis mengingat waktu yang sudah mepet, bisa saja melakukan pemindahan arsip saja, yang mana tidak memerlukan prosedur dan waktu yang cukup panjang,”ujar Hj. Noryana.

Setelah arahan dari Kabid Kearsipan, Farid Junis Setiawan selaku Arsiparis Ahli Pertama di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kab. Tanbu mengatakan SKPD yang sudah melaksanakan pemusnahan arsip agar dapat memperhatikan arsip statisnya.

“SKPD/Unit kerja yang telah melakukan pemusnahan arsip, selanjutnya diharapkan mulai memperhatikan arsip statisnya. Kalau memang memiliki arsip statis bisa segera diserahkan ke LKD, karena sampai saat ini kegiatan penyusutan arsip di Pemkab Tanah Bumbu yang belum pernah dilaksanakan adalah penyerahan arsip statis ke LKD,” ungkapnya.

Diantaranya peserta diberikan pemahaman mengenai pemusnahan arsip, penyerahan arsip statis, ruang lingkup penyusutan arsip, pengaturan surat menyurat sesuai tata naskah, teknis penyusutan ataupun pemindahan arsip. Dispersip Tanbu dalam penyampaiannya secara terbuka akan siap membantu dalam penanganan arsip.

Kegiatan tersebut dihadiri oleh petugas pengelola arsip dan juga Kasubbag Umpeg seluruh SKPD/Unit Kerja.